Eindrapport KenSys - Kennismanagement in de praktijk: Resultaten van de implementatie van een Kennis Systeem bij de Directie Zuid-Holland 1998-2003

Eindrapport KenSys - Kennismanagement in de praktijk: Resultaten van de implementatie van een Kennis Systeem bij de Directie Zuid-Holland 1998-2003

Verweij, R.L.
Bosman, R.

Al, J.P.
Van Schaick, A.M.

Rijkswaterstaat

KenSys

2004-07-12

AANLEIDING In september 1998 is bij RWS directie Zuid Holland, hoofdgroep planvorming (AP) het KenSys project gestart. Aanleiding voor het starten van het KenSys project was de wens om de kwaliteitsborging van het werk van AP een flinke stimulans te geven. Nieuwe medewerkers hadden vaak geen goede, gemakkelijke toegang tot oudere documenten. Ze waren slecht op de hoogte van beschikbare kennis en ervaring bij de eigen dienst en bij de specialistische diensten. Hierdoor werd bestaande kennis niet goed benut. Het KenSys project bij AP had als doel om met kennismanagement de kwaliteit van het werk te borgen en het gebruik van bestaande kennis te vergroten. AANPAK Het KenSys project is in 5 fasen uitgevoerd: 1. September 1998-September 1999: de verkenningsfase. Creëren van draagvlak op de werkvloer voor kennis borging en kennis delen. Er is onderscheid gemaakt tussen een technologisch en een organisatorisch spoor. Zie ook [Demis rapport, 4-1999]. 2. September 1999-Juli 2000: de ontwerp/pilot fase. Er zijn een digitale boekenkast en smoelenboek geïntroduceerd. Ook is een nulmeting verricht. Zie ook [Demis memo, 5-2000] 3. Augustus 2000-December 2001: de implementatie fase. Implementatie zoekmachine (KennisBrowser) Uitwerking nulmeting. Zie ook [Demis verslag, 7-2001] en [Demis nota, 8-2001]. 4. Januari 2002-Januari 2003: de “Inbedden en Oogsten” fase. Oplevering van de KennisBrowser en de ICT-componenten van het KenSys systeem met documentatie. 5. Januari 2003-Juli 2004: de eindafhandeling. Schriftelijke en mondelinge presentaties van de resultaten. Een samenvatting en rapportage van fasen 1 en 2 en een beschrijving van fase 3 is gegeven in [RIKZ rapport, 11-2000]. Dit rapport wordt kort besproken in hoofdstukken 2 , 3 en 4. Een nuttige samenvatting van het gehele project wordt gegeven in [Demis rapport, 2-2003]. RESULTATEN: Na het verkrijgen van draagvlak van medewerkers op de werkvloer in 1998/1999 zijn in een workshop in juni 1999 een negental concrete (goedkope) acties voor organisatorische verbeteringen evenals vier acties voor snelle technologische verbeteringen uitgekozen. Van de organisatorische verbeteringen zijn gelukt: 1. Kwaliteitscontrole rapporten 2. Up-to-date producten overzicht 3. Fysieke tentoonstelling producten APS 4. Digitale smoelenboek en daardoor betere uitwisseling van persoonlijke ervaringen. Niet goed gelukt zijn: 5. Betere benutting bestaande systemen (Geokey, DONAR, Oaseview, OMEGA) 6. Overzicht vragen en benodigde informatie (projectendatabase) 7. Interne kennisoverdracht door lezingen en koffiepraatjes 8. Versterken informele kontakten APS/APV en met klanten en/of kennisleveranciers. 9. Digitale opslag en terugzoeken luchtfoto’s. Van de 4 technologische acties (t.b.v. het project “Ander Beheer Haringvliet”) zijn er twee wel geslaagd: 1. Borgen kennis door opslaan alle relevante documenten in de vorm van een projectsite. 2. Distribureren van kennis (via Website) voor allerlei interne en externe betrokkenen. De andere twee acties: 3. Monitoren status 4. voortgang werkproces en bijdragen aan discussies tussen betrokken partijen zijn niet van de grond gekomen. Dit vanwege onvoldoende draagvlak (wat betreft de monitoring) en onvoldoende technische ondersteuning (wat betreft het distribueren van kennis via een website). Het doel van de fases 3 en 4 was om een kennisportaal te maken met een geïntegreerd smoelenboek, een projectendatabase, een geavanceerde zoekmachine (KennisBrowser) en een digitale boekenkast. Dit heeft de nodige moeite gekost (met name de zoekmachine) maar is toch gelukt. Het systeem draait nu goed bij AP en AV. CONCLUSIES • Er is bij AP een attitude verandering ontstaan. Hierdoor zien medewerkers het nut van kennis delen en borgen in. Het succes van de huidige DZHintranet site is onder meer te verklaren door deze attitude-verandering. • De kennis bij de afdelingen AP en AV is veel toegankelijker geworden door gebruik van het uitgebreide smoelenboek en het (elektronisch) gemakkelijk vinden van grijze en officiële stukken. • De KennisBrowser is een hoogwaardige zoekmachine die snel en eenvoudig associaties binnen documenten zichtbaar kan maken. Het indexeren blijft een aandachtspunt. De KennisBrowser is een PC-applicatie, wat in de toekomst misschien kan botsen met de huidige Web-based gedachten. • Er is bij de afdelingen AP en AV ervaring opgedaan met diverse ICT-tools voor Kennismanagement portalen, te weten: de officiële boekenkast AP, de open boekenkasten AP en AV, de smoelenboeken AP en AVS en de RWS KennisBrowser. Deze ervaringen zijn waardevol geweest. • Een t=1 meting zou (door vergelijking met de wel uitgevoerde t=0 meting) moeten uitwijzen in hoeverre de beschikbare tools worden gebruikt en tot hogere efficiency hebben geleid.

kennissysteem
KenSys
kennismangement
evaluatie
resultaten

TMA1000
TPG131170

http://resolver.tudelft.nl/uuid:478e0240-e79b-41b7-ba53-a86d7699d099

Rijkswaterstaat, RIKZ

Rapportnr.: 2004.023

Hydraulic Engineering Reports

report

(c) Rijkswaterstaat